云存储推动设计行业IT标准化进程

标签:云存储企业信息化设计行业文档管理

访客:28350  发表于:2012-11-13 18:23:32

云存储推动设计行业IT标准化进程

近日,对于室内设计行业来说,最受关注的莫过于“金堂奖”的案例收尾工作。今年的参赛设计师和参选作品创下历届新高,在人们对新一届获奖作品充满期待的同时,也期待国内设计公司对于知识管理制度的完善。

“金堂奖”的参赛要求是竣工时间在2011年-2012年内的室内设计项目,而据相关工作人员反映,在收集设计作品时,不少设计师尽然找不到作品的设计稿件。这说明国内的设计师和设计公司在文件的管理上并没有良好的制度。

作为以文件沟通为主的行业,设计稿件是设计公司的重要资产,对文件的管理具有重要的意义。据调查统计,设计师每年的设计项目约5-12个,大大小小的各种设计文件上100G,其中80%以上的企业信息为非结构化数据,由技术方案、演示材料、设计图纸、报告、照片、合同、传真等等海量文档组成,这些都是最宝贵、最具价值的知识资产。然而,这些文档却分散在服务器、员工的PC上,不管是在资料整理,还是需求查找时,都相当耗时耗力。或许有很多设计公司已然意识到了这个问题的严重性,想要改善却不得其法。

而这一问题在国外是如何解决的呢?据业内人士介绍,新加坡的很多设计公司都有健全的文档管理体制,公司会统一用网盘管理设计文件,每一个设计师都具有相应的账号,登录后能看到任何一年、任何一个项目的设计稿件,甚至每个设计稿件的不同时期的设计版本都能快速查找到。如果有业主需要了解相关案例,直接发一个链接给对方,就能直接查看了。 “金堂奖”参评单位中国建筑与室内设计网总经理全勇介绍:“我们期望能够帮助国内的设计公司逐步建立健全属于自己的云端的知识库,确保设计公司的重要资产能够不断积累并发挥出更多的价值,所以我们和同步盘合作,借鉴国外的成功经验,网盘的管理模式不仅能对文件进行结构化的管理,而且能使稿件的协作设计高效便捷。”

设计文档的统一管理

对于网盘模式,用户并不陌生,已有不少人在使用skydrive115网盘、dropbox等个人网盘。而对于企业来说,个人产品完全不能实现对企业文档的统一管理。不久前,艾瑞在《2012年中国云存储行业及用户行为研究报告》中预测“个人云存储服务将扩展至企业内部协作和分享平台。”类似box、同步盘这样的企业级网盘的需求和优势将越来越明显。

据悉,同步盘是以文档管理为对象的企业级网盘,旨在为企业带来安全、统一的文件云存储服务。同步盘能将文件结构化处理并储存至云端,界面采用清晰的个人文档、共享文件、公共文件分区存储,通过强大的文件安全搜索功能,轻松找到想要的文件。公司负责人或者管理员可通过管理后台,对成员空间进行分配、权限统一管理,组建工作群组,并对公司文件做统一管理,即使在员工离职时,也能实现员工文件的交接,避免文件丢失。而这些都是个人网盘做不到的,因海量的文件造成的版本混乱、文件丢失、查找效率低等一系列问题将不复存在,保住了企业的知识财富,大大提高了工作效率。

设计稿件的安全机制

设计稿件是设计公司最珍贵的资产,文件会不会丢失,心智成果会不会在传输中被人窃取,这些都是公司必须考虑的安全机制。据知名设计师张健介绍,文件最容易出问题的地方在存储和传输中。通常情况下,设计师将设计稿拷贝在U盘或移动硬盘中,一旦硬件损坏或丢失,都会造成严重的后果。另外,在用QQ或邮箱给业主传方案时,一方面设计文件太大,传输时间长;另一方面担心业主拿到方案后传播给其他人,容易造成外泄。同步盘为用户提供八种角色和权限,例如只可预览不可下载、不可编辑等,保证企业文件得到合理利用、不被外泄。

而同步盘这种企业网盘的管理模式,通过存储、传输加密和权限控制,在存储上代替U盘,传输上代替QQ,有效的解决这些难题。据了解,同步盘后台采用阿里云开放存储平台,天然的多地冗余备份,7*24小时不间断备份,HTTPS银行级加密、文件加密、文件传输加密等多重安全技术保障,确保文件永不丢失。同步盘的另一创新之举就是安全外链,给外发的文件添加的权限控制,例如是否可以预览、下载,什么时间能看,什么时间不能看,能看多少次等等,还可以对文件实现动态收回,若设计师不想给业主看某一设计稿,即时关闭外链即可,仿佛泼出去的水也能收回,从而有限控制了设计稿被二次传播的可能,有效提高企业对知识成果的保护。

协同办公趋势

设计稿件通常是由多人,经过多次修改后,协作完成的,那么协作的效率是影响项目进程的重要因素,同步盘的最大特点在于提高了团队间协同办公的效率。同步盘可以将设计师的文件夹转换为能与协作成员共享、并且可以通过互联网访问的文件夹,让任何人都能在办公室,家里轻松、方便地与他人共享文件,有效提高团队写的协作效率。

同一文件,设计师修改n次,业主修改n次,每次修改都需要重命名才能保存,如果忘记,文件将会丢失,等到执行阶段却不知道到底是哪个文件。而同步盘将很好的解决这一问题。同步盘根据文件的修改时间,将文件保存为V1V2V3……并清晰的显示编辑时间和编辑人,供设计师和业主随时查看文件,还可以通过评论功能边看边讨论,实现针对文件的动态和静态沟通。

据某设计公司朱总介绍,一个五星级的酒店装修需要近半年的时间,在施工的过程中或出现实施效果与设计不相符的情况,这时候就需要找到当初的设计稿进行确认,以便确认责任方进行修改。若果没有良好的历史文档保存机制,责任事故就很难解释清楚了。这不仅是一种“免责声明”,也是职业化程度的提高。

为贴合设计行业的协作办公,同步盘特别增强了文件的在线预览和在线编辑功能,实现了对aipsddwg等设计格式的在线预览功能,并与Office AutoCADIllustrator, Photoshop完美结合,无需上传下载,贴合用户使用习惯,实现对文档的在线编辑,保存后自动同步更新,成为业界独一无二的应用。

 

依托于IT发展、互联网、云存储的普及,设计行业将进入云时代。同步盘SAAS模式带来的更低成本、更安全管理、更高效的协同服务,必将推动设计行业的标准化程度,推动企业信息化进入一个全新的阶段。

评论(4)

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    1. 徐蕊 国内不是有很多免费的云存储厂商吗?他们现在都在研究什么?

      回复[1] 2012/11/14 09:47

    1. 耿峰 大势所趋,持续关注中!

      回复[0] 2012/11/13 21:42

    1. 姜稳 各位对企业存储感兴趣的看过来喽!

      回复[0] 2012/11/13 18:25

    1. 姜稳 顶一下,欢迎新用户!

      回复[0] 2012/11/13 18:25

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