浅析Oa在公司发展中的作用

标签:OA

访客:24469  发表于:2012-10-17 11:01:21

浅析Oa在公司发展中的作用

                      ------写在OA项目正式上线之前(2010年)

公司经过十几年的发展,信息化也取得了长足的发展,以信息化为基础,支撑与推动企业发展是大趋势。在接下来的6月份,将是公司信息化历史的又一个里程碑,公司的OA自动化项目将正式启动。在正式上线之前,OA在公司所起作用,我这里做个简要的阐述,如有不对之处,请大家指正。下面分别从促进团队内部竞争、领导办公与决策、公司工作流程的管理、目标管理和项目管理、公司电子协作环境、实现相关部门信息化、推进公司文化建设、加快知识型公司转型等方面简述OA系统的作用。

一、 领导办公与决策

依托OA系统顺畅流转的信息传递,公司领导层得以在第一时间批阅各式文件,调阅最新动态数据(业务报表),监督计划执行、项目进展,并据此下达决策和指令。通常OA系统的建设被认为是不直接产生经济效益的系统,但等到公司其他系统建设已基本结束,突然发觉各级领导的计算机上什么信息都看不到,领导对公司内运营情况一无所知,唯一获得信息的途径就是开会。于是公司内的各级领导就在马不停蹄穿梭于各种大会小会之间,时间、金钱都浪费在这些会议上了,目的只有一个:就是解决领导同志的睁眼瞎问题。公司不同于行政机关,需要创造经济效益,这种无谓的会议浪费了领导大量的精力,而解决这个问题的途径之一是建设OA系统,通过该系统的建设将办公信息、公众信息、业务信息流通到相应的环节,通过OA系统领导可以一改以往的工作的模式——改被动接收信息为主动获得信息,改救火式工作模式为排除隐患式工作模式。可以说OA系统是连接其他业务系统的龙头,是提高工作效率、促使公司良性循环的催化剂。

二、 公司工作流程的管理

公司的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的公司需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。顾名思义,工作流应该是工作任务在多个人或部门之间的流转。在计算机网络环境下,这种流转实际上将表现为信息或数据在多个人之间的传送。它所要解决的主要问题是使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行,从而实现某个预期的业务目标,或者是促使此目标的实现。利用OA系统中内置的工作流引擎,可根据公司内部管理要求,定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块,除公文外,例如向内部工作联系、采购、资金申请、网上报销等等供流转使用,降低公司员工花费在找人签批、审核等上面的时间,可以把更多的精力投入到本职工作,领导可以实时察看流转状态进行监督,很方便的发现工作停滞的环节。

三、 目标管理和项目管理

通过OA系统中计划管理功能模块,个人、部门逐日、逐周、逐月向上级管理人员、管理部门逐层汇报工作计划完成情况,并被检查和考评,工作计划的归档管理便于月末、季度末、年末进行查询和总结。 OA系统提供项目协作功能,可随时了解项目进展和各协作部门的进度及状况。

四、 公司电子协作环境

通过网络化的办公方式加强了人与人之间、部门与部门之间,员工与领导之间、总代、终端店铺与总部之间的沟通,提高了工作效率,保证了及时决策。

电子邮件、BBS、在线交谈、网络会议等是OA系统中常用的电子沟通手段。

会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等等都可以通过OA系统进行交流,不仅省却了找人、等人的时间,而且使沟通更及时、更充分。将外地分支机构纳入OA系统中可以有效的降低电话、传真、差旅等方面的费用。

五、 促进相关部门信息化

现代应用软件系统越来越走向专业化,软件厂商开发的多是信息化程度要求高的业务部门的应用软件如财务管理软件、人力资源管理软件、客户管理系统等等并形成体系和市场规模。但对公司的有些部门信息化缺乏相应的专业应用软件来解决繁琐的工作。OA系统在信息发布、文档管理、工作流管理这三个方面有独特的优势,利用这些特性可以针对性的开发一些部门的应用软件,提高这些部门的信息化程度。

六、 推进公司文化建设

通过OA系统,每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局,大大增强公司的凝聚力。 另外OA系统为员工积极参与公司的管理开辟了通道,OA系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道,意见箱为使各员工畅所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能,管理层通过员工的意见和改进建议,了解员工想法及时解决提出的问题,营造良好的氛围。调动员工关心公司、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。

七、 加速知识型公司的转型

OA系统还提供了学习功能和知识共享机制。现代OA系统的核心是知识的管理,目的帮助公司发现现有和潜在的知识,并在恰当的时候将正确的知识传递出去,使公司员工在实践中学会采用最为合适的行动,避免重复错误和重复劳动。

八、促进团队内步良性竞争

OA的数据透明可促进团队内部良性竞争,以万户OA为代表的协作型OA多维度的展现员工的工作业绩和效果,图文并茂并且数据共享透明,员工的工作量的高低一目了然,从而使得每一员工都会与其他员工竞争工作量和工作效果。

总结:OA系统属于成熟的应用软件,并且客户化灵活,OA项目和公司其他信息化项目相比投资小、实施周期短、风险低,应用效果也是多方面的,一个更显著的差别是OA项目是一个以人为本的项目,说白了它是一个以管理信息为表现形式实质是管理人力和组织协作模式的一个系统,不同于其他以资金(财务系统)或网络集成为主体的固定资产化项目,所以要想使OA系统的实施达到预定的效果,一方面要重视推广的策略与方法,需要所在领导与同事的大力配合,另一方面系统提供的功能与公司的管理模式和方法相融合尤为重要。

评论(13)

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    1. easthaian OA在未来一定是个平台

      回复[0] 2012/12/13 17:02

    1. 王飞 请教大家一个技术问题:目前公司系统上线运行,远程驻外机构的人员均是通过VPN接入;除了当时上线前压力测试外,有无其他工具或方法检测到系统的并发量?

      回复[0] 2012/10/19 14:52

    1. 何文彬 这还是OA吗?

      回复[0] 2012/10/18 13:44

    1. 程杰 OA之所以在功能设计上越来庞大或者说是臃肿其实和我们企业信息化建设不规范有很大的关系,信息孤岛太多,所以造就了一个中国特色的OA。

      回复[0] 2012/10/18 10:57

    1. fanhejun OA确实是很有中国特色的系统,由此想到当初在企业中推动ERP系统的实施过程中,国内同事最不能接受的是ERP系统中的报表,ERP系统中的大部分报表都是针对某一方面的,而国内用户希望在一张报表中看到和经营相关的所有信息,着实让IT人员头疼呢。个人认为,许多企业都把OA系统做成了万能的系统,包罗万象,但真正发挥的作用有限。当然我自己也不能免俗,毕竟用户有这方面的需求吗!!

      回复[0] 2012/10/18 08:58

    1. 行行摄摄中 我们仅仅完成目标1的用途。。

      回复[1] 2012/10/17 15:21

    1. 周南楠 很好的文章,感谢分享!!!我打算OA做成平台,打造成企业内部的信息门户

      回复[1] 2012/10/17 11:49

    1. 张嘉奕 你的文章已推送至e行网官博(http://e.weibo.com/1867574203/z0S88DxgA)。感谢分享~

      回复[0] 2012/10/17 11:31

    1. 姜稳 好文章,看来李老师在OA项目建设有丰富经验,希望今后和您多交流。

      回复[0] 2012/10/17 11:20

    1. 李锋平 我们现在也在进行这方面的考虑,也进行了一些初步的尝试,不知@鬼娃阿甘 有什么好的经验可以一起分享。

      回复[2] 2012/10/17 11:17

    1. 鬼娃阿甘 请问您选择的OA是项目型,还是产品型或者平台型的?是否有打算以后和异构系统进行业务整合的考虑?

      回复[0] 2012/10/17 11:12

    1. 徐蕊 看来,这个项目倾注了你不少心血!

      回复[2] 2012/10/17 11:09

    1. 张嘉奕 感谢您的分享,您的文章已推送至e行网“热点精华”页面,期待您多分享交流·

      回复[0] 2012/10/17 11:03

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