OA上线启用之路

标签:OA

访客:38347  发表于:2012-10-17 10:26:46

OA上线启用之路

 

        公司在未上OA系统之前,内网员工常用RTX联络和收发文件,每个部门仅仅限于处理自己日常事务,专业性较强,但没有部门间的协调机制存在。许多工作仍然停留在手工的、通过纸张和电话处理的水平上,中间的操作环节错综复杂,往往大部分功夫都是花费在重复劳动上;再就是,公司交办的一件事情,无法知道办理的具体情况,无法监督和查询;员工之间的交流渠道相当有限,已有的经验形不成知识与大家共享,一个项目方案出来后不知道在什么地方讨论等等。从总体上来讲,在未上OA前,公司的信息化水平相当的低,内外部的信息化都要加强,内部网内没有一个先进的信息发布平台,有的只是一个文件服务器,部门之间交换文件只能到文件服务器上翻找,非常之麻烦;新员工进入公司之后,公司要花费很大的培训成本进行大量的培训,费时费力——基于此,我们公司适时的引入了OA协同办公平台。

从六月OA正式上线至全面试用以来,已历时1个多月,在此过程中,员工从不了解甚至是排斥OA到现在的日常办公都开始慢慢依懒OA,经历了相当长的一段时间,系统实施工作也经历了一番周折和痛苦。对于毫无信息化知识的人来说,使用OA信息系统的初期无疑是增加了其工作负担,若没有领导的大力推行,这种类似与变革的工作将面临尴尬境地。下面我们就来简要回顾一下OA的上线启用之路:

一、系统准备

1、信息化小组的成立,OA项目实施小组的成立

在公司准备引入之初,就成立了OA项目实施小组,以部门所有人员为依托,体现我们整个部门为使OA能顺利上线,从项目开始选型之初,就非常重视,测试各种适合本公司OA软件开始,做了大量的OA准备工作,包括服务机器的环境调查,网络测试、工作流程梳理,各部门表单收集等。保证OA进入实施实阶段能一帆风顺!

2、初始数据录入

在完成OA系统的安装,系统管理员的培训之后,初始数据的录入就显得相当重要了,包括部门的划分和人员数据的录入。部门的划分 我们是按照公司现行的组织架构进行的,人员的编码规则采用统一的用户编码方式,人员数据的录入,由于刚开始我们就从人力资源得到了各个角色,所以添加人员来就比较轻松,我们还给所有人员添加了职务、联系方式及其他基本信息,方便大家后期在使用时进行联系。

二、用户培训

基于公司OA用户水平的参差不齐,重视程度也有差别,为了共同提高效率,故坚持先着重培训一部分部门的骨干,由点带面,全面地、有计划、有步骤地实施OA

1 部门负责人的培训

OA的实施,不仅仅是一套软件的安装与应用,更是先进的管理理念的引入和灌输,借OA软件为管理手段,提高管理水平、管理效率和生产效率,在一定程度上强化团队协作精神,以此提高企业在行业中的整体竞争力。因此,OA系统的实施应首先从培训中高层管理人员开始。我们是这样进行的:首先培训IT部的所有同事成为系统管理员,认真学习OA的基本知识、基本的发展历史以及如何理解OA系统,并熟练应用OA系统,然后培训中高层管理人员,让他们感受到先进的管理理念的冲击。事实证明这样培训所起到的作用是十分显著的。在具体的实施过程中,由公司蒋总的直接领导和倡导积极应用OA,使得OA的应用开始慢慢深入人心。

2 部门OA实施骨干培训

各个部门的工种都不相同,比方:财务,人事,行政、生产,市场,文职等等,对于他们,我们先让他们试用OA,然后听取他们对OA使用的看法和心得,并鼓励他们对目前的OA系统提出修改意见,并积极对各工作流进行添加与修正。

3 部门普通用户培训

OA的使用,以普通员工为主,需要不定期组织一起培训。但是由于我们公司员工比较多,这种方法不是很妥。所以需要采用多种方式相结合的方式,比如电话、OA讨论区、RTX、通告发布使用说明等等,OA骨干等多方面的支持!基本上解决了日常问题。特别的问题,反馈给OA实施等待解决。

三、工作流等重点模块

为了满足多个中心和多个人都能在一个表格上实施工作记录,我们在工作流方面做了大量的工作。我们按照中心为单位,第一期共做了了30多个流程,包括:人资、行政、企管、市场、商品中心的流程。每个流程,每个表格,我们都专门和相关人员做过讨论,并听取修改意见,争取做到最完美状态。

工作流试用的时候,好多人都不习惯,特别是涉及财务支出的表单,感觉这样不踏实,只相信手写的凭据。经过决策层的强力推行和我们积极沟通,大家开始慢慢去试用,经过一个多月的试用,现在的工作流,不论是领导还是员工都用的基本满意,感觉方便,特别是正规,跳过了不少上下楼签字的环节,流程下去就知道你处理的情况了!协同办公效率挺高的!决策层在家就可以审批资金,项目等重大事情了! 现在好多同事说起工作来,大多都说写个工作流来,你的工作流还没有到我这!看来公司的业务慢慢的都转到工作流上了,管理的思想已经渗透进来了!大家知道对于一个民营企业来说,一个人领几杆枪打天下的时代已经过去了,管理必须正规化,标准化!当然老板和领导都碍于情面,但是对于OA来说,没有一点面子可讲!

四、合理利用

我们在获取部分源代码的基础上,添加了自己的特色模块。比如我们在首页里,加入了天气预报的代码,还加入了公司的企业愿景与使命等等,都收到了良好的效果。会议管理、任务按排、便签、论坛等模块也越来越被大家用的炉火纯青。

五、其他和不足

对于之外的功能:日程安排,内部邮件,论坛,固定资产,会议申请等其他的功能我不一一多说了,我们相信一句话:能熟练掌握OA1/3功能,大家的工作效率就会提升一大半!

当然,我们在使用中也逐渐发现了一些问题:人力资源、绩效管理及项目管理,模块有点简单了;节日、生日能否自动发送贺卡之类的;工作流还是不够灵活。希望供应商能不断听取我们客户的意见,使OA一直处于良好的、不断完善的状态。

下面我们来通过选取调查问卷一部份内容,看一下大家对OA的使用反馈:

1、您以前是否使用过OA系统,你目前对OA系统的理解是什么?

冯东诚:以前听过但未用过,我仅理解两点:

1)、工作记录可以通过OA记录出来,月底总结及下月计划有所依据;

2)、沟通随时随地,但需要各级同事及时上线办公。

李约举:使用过,促进无纸化办公和跨区域办公。

张雪梅:以前没有用过,它是一个便捷的办公平台

吴鸳鸯:用过 ,目前的理解是:因为我要审批的工作联系单很多,省了我很多跑上跑下需要审批的时间!

封新城 用过,通过信息系统固化作业流程 ,更简洁、快速、提高办公效率。

许进峰:以前没有使用过OA系统,我现在使用OA的理解还不够深度,初浅的理解应是公司内部协同办公、信息管理与传递的一个IT交流平台吧!

林志光:办公系统自动化,通过IT技术将日常办公的流程在网络上得到实现,从而优化流程,提高效率,方便管理。

徐珊珊:以前没有使用过。

OA的理解:有利于领导办公与决策;公司工作流程的管理更加合理化;目标管理和项目管理快捷明确化;沟通环境网络化;部门工作信息化; 推进公司文化建设; 加速知识型公司的转型 ;促进团队内步良性竞争。

孙永学:没有,无纸化办公,提高工作效率。

林圣武:电子化办公,优化流程,避免部门间相互推脱职责。

 :答:本人以前未使用过OA系统,我目前对OA系统的理解是对公司的整体形象和规范公司管理制度提高了。

陈小燕:化繁为简,将一些复杂的程序电子化,简单化

 2、你希望协同办公管理系统能够帮助你在哪方面的日常工作中得到改善?

冯东诚:流程固化、管理书面化

李约举:希望改善目前的大多工作靠口头传达的问题。

吴鸳鸯:我希望能把公司人员的号码都能存在OA里面,需要拨打谁的号码时只要按一下就可以成功拨出去,并且是跟座机连在一起的,最好是带耳麦,因为一只手拿着电话,另一只手就不能干其他的事情了,用肩膀垫着也听不清楚!我就希望能在这些方面改善下,因为平时打电话比较多,而且拨的时候一般都是要加17909再加区号的

封新城:规范工作流程。

许进峰:在日常的共享信息传递方面及日常的表单审核、审批得到改善。

林志光:相关各部门的信息和任务能够在系统里得到及时的共享,记录。

基本上没有了,做的挺好了!

评论(6)

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    1. easthaian

      成功迈出第一步

      回复[0] 2012/12/13 17:08

    1. 张嘉奕 感谢您的分享,您的文章已推送至e行网“热点精华”页面,并推送到e行网官“每日CIO语录”展示。(http://e.weibo.com/ehangwang)期待您多分享交流

      回复[0] 2012/10/17 23:45

    1. 鬼娃阿甘 @李锋平 能够在这么短的时间内基本成功的上线OA系统,已经很不错了。看了后面的家使用经验分享,有些是实实在在的经验,有些是任务敷衍。但是接下来如何深化OA的使用,使大家对OA的新鲜,慢慢变成依赖,再转化为一种习惯,希望能够多多分享其中的经验。谢谢!

      回复[5] 2012/10/17 11:07

    1. 张嘉奕 感谢您的分享,您的文章已推送至e行网“热点精华”页面,期待您多分享交流·

      回复[0] 2012/10/17 10:46

    1. 石娜娜 OA实施全过程,有需要的可以跟@李锋平 交流 ~

      回复[0] 2012/10/17 10:34

    1. 徐蕊 今天早上还有一个人问OA的事情,看到了吗@周南楠 ,可以回复一下,帮助一下!谢谢

      回复[0] 2012/10/17 10:32

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