选择先进业务管理平台应考虑哪些?

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访客:21456  发表于:2012-10-03 11:13:04

选择先进业务管理平台应考虑哪些?《第八个管理:怎样赶超印度、美国软件》作者罗叶明提示大家,要根据以下十大要点来选择一个先进的业务管理平台


首先,不要陷入九十年代筒仓系统的旋涡


罗先生表示,在二十世纪八、九十年代,应用软件科技远未成熟,企业别无选择,只能购买多个分散的系统来实现企业核心业务流程的自动化用分散的系统来实现自动化是十分昂贵的,而更大的问题在于这些数据是手动在不同的系统录入或更改,极大地影响了数据的连贯性、准确性与及时性,令一体化管理名存实亡。


那时候, 不少欧美企业在八、九十年代投资了很多筒仓系统,并用昂贵的EAI方法将它们连在一起,反而背上了一个更沉重的包袱,令他们进退维谷。因此,在八、九十年代没有大量投资自动化的企业,随着科技的日渐成熟,并因年代而异,投资时需清楚了解产品一体化的真正模式,不能只看用户界面。否则一旦选错了,也等同错背了一个不该是那一代企业该背的老包袱,陷入一样进退维谷的境地。事实上,如果企业让财务和IT人员按所需的自动化程度计算一次长远的总成本(如五年),一定会震惊地发现筒仓系统高昂的成本,这时即使不懂IT的人也能通过数字看出来了。


第二、选择基于“同一设计”的管理平台,实现高效的一体化管理


“同一设计”的管理平台, 罗先生称之为 “一个设计、一个系统”,并且运用此理念带领他的团队研发了新一代的企业管理工具--8thManage.此种理念的管理平台是面向未来而预建,涵盖了CRM、产品管理、项目管理、供应商及采购管理、HR管理、OA、文档管理、以及ERP等领域。

罗先生分析道,“一个设计、一个系统”之所以高效,并能产生端到端精准管理的数据,是因为它在设计时便将每个元素(如订单)当作独立的,并通过设计建立元素之间的关系;而筒仓系统则是通过集成不同系统中相似但不一致的元素来实现一体化,元素之间的关系是偶然的。因此,由于基层设计的问题,导致系统间的数据映射不只是速度的问题,更多的是质量的问题。如果用户需要及时与精准的数据来进行端到端精细化的管理,集成后的筒仓系统绝对难以满足。


此外,人的看法通常只是一个维度,但现实中大部分的问题都是多维度,“一个设计、一个系统”,除了可以实现高效的自动化,还可以提供及时与多个维度的数据来帮助用户作出可行性高的战略性决策。


这些高效的数据还有另一个重要用途,就是通过唯一版本的事实,并加上精准数据作支持,大大减少由于人的不诚实而玩政治游戏的机会或借口,从而令团队踏踏实实地去解决问题。

第三、允许通过业务地图实时监控任何层次复杂的机构 (如在不同地区的商店、交易、货存、运营、项目与团队)


当情况与问题能清晰并及时地摆在面前,大部分的团队与管理者都能对业务作出适当的处理。因此,在管理跨地域及层次复杂的机构的业务或运营时,不仅每一个机构的业务与运营信息(如获利因素)要精准,根据不同维度整体的实时汇总也要精准,否则将无法作出及时与准确的业务及运营决策,并加以执行。


一个先进的也去管理平台,需要不但能提供每一个机构的业务与运营的精准信息,更能根据不同维度的信息精准地进行实时汇总。它需要允许每个不同业务与职责的用户按需选择业务数据的显示与显示方式;当某个用户在查看业务地图时,其他团队成员交付或提出了新请求,业务地图也会相应地实时更新,使每个用户都能随时随地看到最新且一致的数据。如今世界上的管理系统,能达到如此 “易用”、“精准”与“及时”的不多。


第四、支持实时度量绩效的销售、产品、采购、项目与团队管理


管理销售、产品、采购与项目,最基本的是团队的“说”与“做”要相符。若把这个基本管理好,团队会专心工作;若没管理好,团队的“说”会多于“做” .


KPI(关键绩效指标)可以帮助管理者和团队让“说”与“做”相符,但KPI必须有代表性,并循序渐进地给予个人 “时间” 、“目标”与“差距”的提醒。如果KPI仅是一年一次的评估,没有连续的提醒,则会产生以下后果:


当员工清晰了解“差距”时已太晚,他已无法改变事实,只好努力反驳,把更多的精力放在“说”上。


先进的业务管理平台,需要能提供历史数据来帮助管理者与团队建立有代表性的KPI,并能在KPI建立的第一天起不断地提醒员工“时间” 、“目标”与“差距” .当员工每一次成功地完成任务,都会立刻看到其成果对KPI的正面影响,能更清晰地了解到“目标”及“差距” ,从而把更多精力放在工作上,专心把事情做好。


第五、 策略与执行管理能够实时挂勾


策略失败最常见的原因是策略太宏观,缺乏可行的计划做支撑。即使计划存在,往往也缺乏执行管理的力度,使计划不是与策略脱节,便是迟迟未能有效地执行。当策略实施迟迟未见成效,团队便会根据策略失败的经验预见策略必然会改变,因而他们只需静待这一刻的到来,便不用再为那些即使是很勤奋去做也无法达到的策略目标而头疼,因为这些策略根本就与实际的执行能力不相符。


先进的业务管理平台要能够把最高层的策略目标分解,并与最底层的可交付成果关联,策略制定者在提议及计划阶段,就要清晰每一层策略的相互关系,否则别人很容易看出他是在“虚说”.当策略开始执行,它能实时展示每一个交付成果对策略目标的影响。而且,它不是只提供度量,更重要的是让策略制定者理解每层策略的相互关系与遇到的困难,从而尽早设法调整执行方法、力度或策略目标。


第六、 是实时的端到端业务管理


业务端到端管理的最大问题是要通过不同设计的系统收集与筛选数据,再把数据整合在数据库,然后用BI 工具整理与分折;这个过程非常“慢”、“昂贵”与“不实际”.而且大部分的业务用户都没有足够的IT 知识去操作这些BI工具。即使他们能操作,这过程对于需要快速作出决策的用户也显得太慢。因此,虽然很多业务在表面上都有数据库与BI工具,实际上是无法支撑快速决策。


一个先进的业务管理平台并不是一个化零为整的数据库,而是起初就根据“一个设计、一个系统”这个理念设计好了的,它能涵盖CRM、产品管理、项目管理、供应商与采购管理、HR管理、OA、文档管理以及ERP等的数据库。对它来说,大部分的多维度BI分析只是基本查询与高级查询,而查询是业务用户都熟悉的操作。此外,它还提供点选式的报表生成器,允许用户自行选择查询结果的显示格式。


第七、是100%交易型(而非文档型)的管理


文档型管理是指将人与人之间的文档递交与状态更新管理实现电子化,这是人类电子化最早的模式,也是当今最常用的模式,故很多人都没意识到这种管理模式有很多弊端,因为这种模式的系统只能实时追踪到文档的递交与状态,但对文档及内容一无所知,而问题往往就藏在细节里面。


交易型管理则是指系统不单能管理文档的递交与状态,还能管理文档中含有的且必须要管的交易,如:


● 里程碑或可交付成果的承诺、更改及履行


● 库存或财务的预算、重新预测及实际情况


详细来说,文档型与交易型两种管理模式主要的区别有以下几方面:


A、在静态方面,文档型的计划书与交易型的计划看起来很相似,但在动态执行及管理力度方面,两者有很大区别。因为文档型管理只是追踪及管理不同版本的计划书与报表,而交易型管理则是动态地捕捉、管理每一个相关活动、可交付成果、里程碑、入库、出库、入账及出账等的交易及变更,同时不断地更新预测及实际情况;


B、在数据可靠性方面,文档型的文档内容容易被一两个人完全操控,而先进的业务管理平台的数据是由全部交易细节汇总而成,少数人难以操控;


C、在数据及时性方面,典型的财务报表是在无法改变事实后发布,而先进的业务管理平台的报表由开始执行的那一刻起便不断地更新;


D、在监管力度方面,文档型管理只能监管文档的递交、审批,而先进的业务管理平台除了能监管文档的递交、审批,还能跟据机构所定的规则去监管任何细节内容。

第八、预设快捷的数据仓库


传统的数据仓库包含数据库系统开发、数据清理、数据集成及数据挖掘的整个过程。这个过程完全是必需的,因为它们是筒仓式的系统,有着不同的数据库。如图:

这一过程不仅耗时和昂贵,而且需要把数据仓库和商业智能工具从商业(交易型)系统中分离出来,使嵌入式动作(如:自动处理发现的问题)变得复杂。


而先进的业务管理平台是在同一个系统上提供完整的解决方案,数据库原本就已经是业务的数据仓库。它最小化数据集成的需要,并提供行业特定的预先集成解决方案,如下所示:

对于某些业务(如专业服务和信息技术),先进业务管理平台数据库可以100%满足需求,而不需开发其它的数据库;对于零售业,它可以与POS系统进行对接;对于银行业务,它 可以与CIF进行对接。


第九、拥有实时的360度经分概览


先进的业务管理平台能针对不同的业务领域及KPI要求提供各种实时的显示组件和提醒功能。一旦设定了个人、项目或者业务的度量标准,测量、显示及提醒都是自动并且实时的。


业务导向型KPI(如十大收入来源),项目或部门导向型KPI(如服务水平协议条款),以及个人KPI(如平衡计分卡的项目),这些都是实时计算和显示的。KPI显示组件是为了让人们能更容易地查看关键度量的结果,并能通过层层的深入点击获取更详细的信息。这些信息对于业绩管理来说,都是最有效的。,


第十、 拥有可以预设单个或多个同时使用的通用企业管理模块(如:CRM, 项目管理, 人力资源管理, 供应商与采购管理, ERP, 商业智能, OA等)


一个先进业务管理平台应具备的特点,前面所谈到的九点固然都很重要,但只有拥有功能先进及灵活的通用企业管理模块,才能使企业以最低的成本、在最短的时间内上线,进而把业务管理平台的先进理念转变成实际的效益。这些通用管理模块的建造,除了要采用先进业务管理平台的架构, 还要与单项最佳的各品牌竞争,才可逐渐成熟;因此,先进业务管理平台的建造,必须是投资、管理及科技于一身。

来源:CIO时代

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