认识OA办公系统应用的两大焦点

标签:CIO职场重磅推荐OA系统企业信息化

访客:27706  发表于:2012-02-21 13:46:32

随着企业信息化的发展,OA办公系统最初期所能提供的功能,无法达到目前企业的目标和要求。因此许多OA厂商会不断的完善自己的产品,他们会把系统功能做得越来越“花哨”,并不断的提出新的理念。

然而,过分的求全求大却使得很多OA办公系统不能依据客户的实际需求进行构建,导致系统中包含了相当多原本并非必需的功能模块。这就使得企业花多了预算,买多了一些利用率很低、甚至完全可以不要的模块,而企业真正的业务需求和管理需求在OA办公系统中却并没有得到很好的解决。

那么OA办公系统应满足企业哪些需求?在市场上颇受好评的华天动力OA办公系统的市场部经理马长骥言简意赅的说:“功能上:流程管理;性能上:拓展性,是当前OA办公系统需求的两大焦点”。

马长骥表示,流程管理是OA办公系统最重要的核心。因为OA办公系统的核心作用就是解决多人员、多部门间的高效率协同办公,而这个工作正是通过流程管理来完成的,流程管理贯穿整个OA办公系统,也正因为强大的流程管理,OA办公系统才是无可替代的。

其他如通知、文件、日程计划等功能在设计上和使用上都比较简单,而人事、项目、资产等功能都是辅助性的应用,其实也比较简单,如果企业要求较高的话,还需要使用独立的管理系统。虽然知识管理、移动办公等这些应用正变得越来越重要,但它们仍然无法替代流程管理的地位,而且它们在很大程度上也是建立在流程管理基础上的。

马长骥特别指出,OA办公系统中流程管理以事务性流程居多,也即是非业务性流程。但一些研究院、服务行业、事业型单位、中小企业等也在通过OA办公系统管理大量的业务流程。集成业务流程管理,也是OA办公系统发展的一个重要趋势(参见www.oa8000.com上提供的案例)。之所以出现这种情况,是因为这些企业缺乏适合自己的业务管理系统,而通过对OA办公系统中的流程管理进行改造,来实现业务管理是一个非常好的办法,既实现了办公、业务一体化管理,又非常的便利,成本也很低。

至于拓展性,马长骥指出主要是指OA办公系统与其他业务系统的集成,将OA作为多数据、多流程的整合平台。具体来说有两种形式的整合,一是通过OA办公系统提取第三方系统的数据进行审批或者展示,二是将OA办公系统中审批过的数据传入第三方系统,如在OA办公系统中审批完毕的费用报销单,直接传递到财务系统中生成财务凭证。

与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成,是OA办公系统的大势所趋。这是因为OA办公系统已经逐渐成为企业信息化办公的中枢系统,由于OA办公系统面向管理者的特点,越来越多的企业开始把信息化的目光转移到协同管理领域,并将打破信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛,构建统一办公门户作为信息化建设的一项重要任务,这时候就需要平台之间的整合集成。或许,未来OA将发展成所有系统的桌面形式。

当笔者问到如果OA软件做好了流程管理和拓展性可以给企业带来哪些帮助时,马长骥的回答是:“实现高效率协同办公,消除信息孤岛,减少重复工作 ”。

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