避免功能泛化才是OA办公系统选型第一步

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访客:21265  发表于:2012-02-21 13:33:46

如何选择OA办公系统,网络上已经有很多的介绍。但为了避免企业陷入选型的误区,笔者再一次采访了华天动力OA办公系统的市场营销经理马先生,请他为大家提个醒。

OA办公系统越来越像一个大筐了,厂家恨不能把所有能想到的功能都装到里面,弄得OA办公系统界面上一大堆菜单列表,看起来甚是壮观,实际上呢,鬼知道你能用到几个。

这就像我们用office软件一样,想想看有几个人用到了10%的功能?

但用户已经被这种现象彻底的搞晕了,以至于很多人看一个OA办公系统时,最关注的是其功能的全面性(有没有),而不是适用性(好不能用,能不能用),这是一个很大的误区。

马先生说:OA办公系统选型的第一步就是要抓住核心需求,避免功能的泛化。

OA办公系统上的功能哪些应该有,哪些不应该有?这个确实没有什么标准,也要因人而异,但根据笔者的调查了解,以下这些功能是大部分OA用户根本不用,或者很少用的:办公用品管理、图书管理、档案管理、会议管理、车辆管理,而资产管理、客户管理、人力资源管理、任务管理(项目管理)也只是用到很简单一部分……

为什么用不上,或者用不起来呢?马先生总结了两方面的原因:

1、对企业来说,很多工作在平时就没有真正的管好,有的没有好好管,有的不需要细致的管理,想通过软件来规范管理便成了一个美好的、理想化的愿望。因为软件只是一个工具,是为企业管理服务的,如果管理不规范,那么软件必然用不好。

2、对OA办公系统来说,术业有专攻,OA办公系统的核心是工作流,而非人力资源、客户关系、项目管理等功能,这些集成的功能模块往往无法和各种独立的软件相比。所以如果企业对这方面要求较高,通常需要使用独立的管理系统,或者在OA办公系统上进行二次开发。

可能你会觉得,去掉这些功能,OA好像就没啥了,这里要说明两点:

1、并不是说让你全部忽略或者去掉这些功能,只是让你重点关注自己需要使用的功能,而不是看谁的功能更多就喜欢谁。如果你确实要用到人力资源管理,那么先确定你的需求重点,是绩效考核,还是考勤管理、档案管理、工资管理,然后看看这个OA办公系统中的人力资源管理是怎么做的,是否满足你的需求重点,如果不满足,是否在简单调整一下后就可以使用。

2、OA办公系统发展至今,已经具有了浓浓的中国特色,从产品和竞争角度来说,厂家必须开发出这些功能,你可以保留这些功能作为未来之需,这是“适度超前”的原则。但要明白,很多功能模块往往只提供了最基本的管理功能,只是为了满足用户的多样性需求和简单管理需求。如果你的需求比较复杂,大多数时候都要对这些集成的功能模做二次开发,或者使用独立的管理系统。

马先生说,根据IBM对大量CIO的调查,适用性是管理系统选型的首页原则,这就是说要选择实用的功能,而不是更多的功能。华天动力OA办公系统之所以能够成为实用性OA的典范,被务实的企业所青睐,正是因为华天动力OA办公系统很好的满足了企业三大关键需求:流程管理、自定义开发平台、统计报表。

马先生说很多人在选型的时候说“那个OA的功能很全,价格也很低,我看不错”,要知道OA办公系统不是装饰品,而是实用品;要看谁做得好,而不是看谁做得多。他曾经见过几个厂商推销自己的系统,集成了OA、ERP、CRM、HR、进销存等等几乎你能够想到的各种应用,当然,没有一个能够做成功的。

所以,瑞士军刀的功能再多,也是一套小工具而已。要大而全,还是要少而精,一定要想清楚!

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