某集团公司总部横向沟通协调工作调研报告

标签:调查分析沟通

访客:21713  发表于:2012-04-11 09:50:48

    1、横向沟通工作情况分析
      目前,集团总部横向沟通的主要沟通方式有文件传递、召开会议、电话或上门联系。在种类划分上,与流程分类(划分为内部流程与协作流程)相对应,例会、常规的横向沟通可分为中心内部沟通、跨中心沟通。中心内部沟通有中心工作会议、部长会议;跨中心沟通主要通过集团领导主持召开的总经理办公室、总经理工作会解决,或经办公室转批集团领导的批示调度。此外,除例行、常规的横向沟通外,集团总部还有部分临时性、随机性的沟通工作,并不在中心年度计划或职责范围之内。此类沟通工作又可分为两类:一类是被沟通部门明确的,有相关规定的,可直接找到部门负责人;另一类是被沟通部门不明确的,一般通过相关中心负责人进行调度。
    2、横向沟通协调存在问题。

    通过调研总结,集团总部横向沟通工作的共性问题主要是“牵头部门无抓手,落实部门无动力,协作部门无奖惩”。分析如下:
    (1)渠道不够畅通。由于集团总部很多横向沟通缺乏制度依据,导致工作存在周转时间长、不够灵活的问题,影响工作效率的提高,这也对协作流程的梳理带来障碍。
   (2)部门职责对横向沟通工作未有明确规范,也未列入部门年度工作计划,导致完成横向沟通工作的动力不足。
  (3)针对横向沟通工作的考核机制未建立,特别是跨中心协调工作的责任追究上,对被沟通部门没有约束力。
  (4)集团没有建立起共享信息中心,大量信息沉淀,不能相互借鉴,利用,导致沟通成本过高。
    3、横向沟通工作相关建议
    (1)建立分层协作制度,明确中心负责人、部门负责人、具体岗位的职责分工:中心领导负责综合性的协调,人、财、物资源的匹配;部门负责人主抓协调工作的落实;具体岗位负责执行各项工作任务。
   (2)设立定期的工作例会制度。为拓展部门间沟通方式,由各中心轮流定期主持召开工作例会,相关部门列席会议,解决协调工作中遇到的实际问题;同时,也可将协作流程的合议,也一并纳入工作例会议题。
    (3)建立责任共担机制。跨部门合作不仅仅是各部门按业务程序规定做完自己分内的事情,亦有责任跟催和协助其他部门共同完成任务;同时,跨部门合作业务未达成预期指标的,相关责任应由所涉部门共同担负。特别是针对沟通不及时,导致工作准备不足,开展不利的,要追究相关的责任。
    (4)建立绩效共享机制。在跨部门合作中,预期绩效的产生,是协作各方共同努力的结果,只是由于分工的不同,对于绩效贡献的比例不同。因此,对横向沟通工作的绩效考评,必须重视绩效分享问题,而不能单纯归于某一部门。
   (5)设立协调工作牵头部门。建议将协调性工作纳入各部门的年度工作计划,由专门的牵头部门统一汇总、调度,并对效果工作开展情况进行考核。

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