职场人如何学会沟通?

标签:CIO职场沟通

访客:18811  发表于:2012-04-11 09:33:03

       职场沟通十个技巧:学会倾听、善于表达、真心赞美、杜绝抱怨、互相尊重、及时沟通、巧妙反馈、管理情绪、计划先行、感恩惜福。

    开场白时要告诉对方你将说些什么,然后在讲话的主要部分中具体告诉对方,最后总结,告诉对方你刚才说了些什么。

    层层递进的封闭性问句比较容易解决问题,也就是通过巧妙设问来获得充分完整的信息。

    “三明治”批评法:先肯定对方,再提出批评意见,最后对对方稍加安慰。

    什么是沟通?比如两个人见面,互相打招呼,“吃过了吗?”“吃过了!”这是寒暄,不是沟通。沟通不仅是与人交流,更重要的是为了解决问题。良性沟通是走向成功的必要条件,人际沟通应注意什么?有哪些技巧?不仅职场人应该学会职场沟通的方式,日常生活中多掌握一些人际沟通的技巧,也有助于建立更好的人际关系。现代人的沟通存在多种障碍,比如心理结构、习惯差异造成的文化障碍,外语、方言造成的语言障碍,上下级关系造成的组织障碍,性格、情感、疾病造成的心理障碍,以及时间、环境、利益等造成的其他障碍。大部分沟通障碍是可以通过自身努力进行克服的。在此我以职场沟通为例,主要介绍十个方面的技巧,分别是:学会倾听、善于表达、真心赞美、杜绝抱怨、互相尊重、及时沟通、巧妙反馈、管理情绪、计划先行、感恩惜福。

     “倾听”讲究艺术,首先要有发自内心的真诚态度;问话时要注意语气委婉,不妨把“你”字句换成“我”字句。

       沟通技能最基本的三个方面是听、说、问。首先要“学会倾听”。这里的“听”,不是一个简单动作,而是为了沟通的目的,听懂对方的意思,传递自己的回应。“听”要注意以下几点:看着对方;能提出问题;不要突然打断;不要突然转换主题;要有感情;要有回应或反馈。有的人在“听”的过程中有不良习惯,应提醒自己采取相应对策,比如容易分心走神的,就尽量保持全神贯注;容易心不在焉的,就勤做笔记;经常毫无准备的,要事先充分准备;容易对人抱持偏见的,要尽量洗耳恭听;容易妄下结论的,要学会全面发现价值;容易面面俱到、导致主次不分的,要注重分析。“倾听”讲究艺术,首先要有发自内心的真诚态度,所谓“诚于中”;而“形于外”,互相沟通的人是通过对方的肢体语言来感受认同的,包括和善的面部表情、专注的眼神;包括姿势,比如上身前倾的坐姿是一种表示兴趣的姿势;此外,还要在对方的叙述过程中不时给予鼓励,比如点头,以“是”、“嗯”等以示在听和认同。

       还要“善于表达”。这里的“表达”包括了“说”和“问”。“表达”首先要有清晰的沟通目的,就是知道自己想说什么,想问什么,想达成什么效果;其次,要能最终达成共识,使对方理解并接受你的意思。有效表达需要个人素养,包括气质、逻辑能力、情感、幽默等等。“说”重要的事情,并且把它说好,正式结构有三,开场白、主体和结论。开场白时要告诉对方你将说些什么,然后在讲话的主要部分中具体告诉对方,最后总结,告诉对方你刚才说了些什么。“问”更需要技巧。举个例子,比如一对情侣去新街口吃饭,男问女:“想吃什么?”有的女孩子会这么说:“随便!”这是个令人头疼的回答,因为接下来经常是这样的:男问:“吃西餐吗?”女回答:“可选择的种类太少。”男再问:“那就吃中餐?”女回答:“太油腻……”其实如果这个男的对女朋友的口味有一定了解,比如知道她能吃清淡的也能吃辛辣的,可以这样问:“今天是去吃杭帮菜还是吃湖广菜?”女的可能会选其中一样,然后男再问:“好,吃杭帮菜,那么是去A餐馆还是B餐馆?”如果这个女的不想吃杭帮菜,也不想吃湖广菜,那她很可能是想吃西餐。总之这种层层递进的选择问法比较容易解决问题,也就是通过巧妙设问来获得充分完整的信息。比如“您希望我做哪些工作?”是开放性问题,“您是要我给您打开水吗?”就是封闭性问题;再比如“您要喝什么?”和“您是要喝茶?还是咖啡?”:“您最急着要的是什么?”和“您最想要的是视频汇报片,对吗?”……合理使用封闭性问题能减少对方的选择压力。还有一种试探性问题,比如“您刚才说的,是这个意思吗?”“我可以这样理解您刚才说的话吗?”此外,问话时要注意语气,南京话里像“你啊懂啊?”“你懂哎?”听起来很生硬,其实包括“你明白吧?”“你知道吧?”这样的问法都不是很适宜,不妨把这些“你”字句换成“我”字句,比如“我说清楚了吗?”、“我要重复一遍吗?”就显得委婉多了。在表达过程中,为了叙述清楚,我们还可以使用比较和比喻、重复叙述、统计数字和图表、甚至使用包括录音录像等道具,关键是围绕主题、突出重点。“倾听”和“表达”是沟通技能最基本的方面。

      赞美要找准赞美点,背后赞美更有效果;批评要两头“裹蜜”,这样的批评比较容易让人接受。

     赞美是让我们受人欢迎的最佳方式。但赞美的话该怎么说才能让人高兴?对着一个美女说:“你真是美女!太美了!”人家身为美女,肯定被赞美过很多次了,听了你这话就不会有太大感觉;有的人赞美别人,非常夸张,也未必会让对方感到高兴;还有的人,赞美别人很突兀,有时就会让人怀疑是不是别有用心。赞美是否有效,与你赞美的对象有很大关系,虽然大家都爱听赞美,但有人喜欢含蓄的,有人喜欢直白的,不过总的来说,还是有些适用性比较广的方法:首先,保持微笑,如果你面无表情或者拉着一张脸,赞美的话很容易听起来像是讽刺;第二,找赞美点,拿刚才的例子来说,既然赞美人家是美女,就说清楚是哪里美;第三,请教也是赞美,是对人内在的赞美;第四,间接赞美,“你的书法很棒”,不如“某某昨天聊天的时候说,你的书法很棒”,背后说人好话,传到对方耳朵里是很有赞美效果的,包括传达这一赞美的人都显得更可亲;第五,赞美对方不能太过,不要太修饰。

    “杜绝抱怨”。抱怨对于解决问题是没有用的,有意见可以批评,但不要做抱怨这种无用功。那么要怎么批评呢?有一种“三明治”法:先肯定对方,再提出批评意见,最后对对方稍加安慰。两头“裹蜜”,把批评夹在中间,这样的批评比较容易让人接受。批评不是为了惩罚对方,不是为了让对方感到难受,而是为了更好地解决问题,有了这个前提,我们应该想办法让批评变得更易于接受。除了“三明治”法,语气上的转折也是一种技巧,比如“你说的很有道理,但是……”他是指,你说的没道理,这个大多数人都能听出来;若把“但是”换成“也”,这么说:“你说的有道理,我这里也有一个蛮好的主意,不妨我们再议一议,如何?”其实意思是一样的,但显然更委婉,沟通的效果也就大相径庭。

     要学会换位思考,我们对他人的做法构建了我们自己的生活,所以应抱有一颗感恩惜福的心

     在有效沟通中,尊重是第一前提。协调人际关系的五大原则:尊重、信任、宽容、真诚、自制。尊重,是要学会换位思考。天下的事站在不同角度就会有不同的看法,过于执着于自己的角度和看法,排斥他人的意见,是不尊重他人的角度,也就是不尊重他人。很多人都见过一种图片,正着看是一种形象,倒过来看又是另一种形象,很多事物都有这种两面性。看法取决于你的角度,而角度是可变的,在与他人意见相左的时候,要记住这一点。

     此外,“及时沟通”、“巧妙反馈”、“管理情绪”、“计划先行”、“感恩惜福”也都是与人沟通的必修课,掌握不好,就有可能沟通失败。有些人做事喜欢拖延,与人沟通也能拖则拖,这是很不好的习惯。就日常事务进行沟通尤其要讲究及时,因为日常事务随时可能出现新情况,很多事情如果你没来得及说,情况有变,可能会造成损失。所谓及时沟通,有三个方面,一是随时沟通,见了就说;二是尽快沟通,越快越好;三是随处沟通,不要说“这里气氛不好,我们找个咖啡厅再谈”什么的,工作事务就在办公室里说,没什么不方便的,过于看重“气氛”,就给拖延症找到了藉口。当然,我这里说的是日常事务的沟通,不包括一些涉及私人情感的特殊情况。

     一个人的真实意图,不仅通过语言文字表达,也通过肢体语言表达,经常还有弦外之音,而我们的“反馈”,同样不单单表现在语言文字上,我们也同样运用肢体语言和弦外之音,此外还可以运用多种媒介,比如邮件、短信等,要根据情况选择最合适的反馈方式。职场沟通是为了建立良好人际关系、更好地完成工作,所以需要积极的情绪,也就是激励。打个比方,两个猎人出去打了一天猎,分别带了两只兔子回家,甲猎人的老婆很生气,把他骂了一顿,说他太没用;乙猎人的老婆却很高兴,说没想到这样的天气还能打到兔子。那么第二天两个猎人的表现如何呢?可见得在与人沟通时,情绪的管理非常重要。同样,对职场人来说,应该有自己的时间表、计划表和项目表,这些“表”在与人沟通中同样很重要。

    人是共生共荣的,与人交往就是“照镜子”,我们对他人的做法构建了我们自己的生活,所以应抱有一颗感恩惜福的心。有个故事,说有个人游历天堂和地狱,地狱是什么样的呢?一群人坐在筵席上,每个人手里拿着一米长的筷子,怎么都没法把菜送进嘴里;天堂是什么样的呢?也是一群人,坐在相同的筵席上,手里也拿着一米长的筷子,但他们彼此把美食送到别人的嘴里,这样每个人都吃得到。这是个虚构的故事,但其中蕴含的哲理是真实的,能否与人合作、与人为善决定了我们身处天堂还是地狱。

    最后总结职场沟通的10招“必杀技”:学会倾听,充分掌握资讯;善于表达,完满呈现自我;真心赞美,赢得他人认同;杜绝抱怨,净化心灵空间;相互尊重,体现良好修养;及时沟通,保证拥有先机;巧妙反馈,提升沟通效果;管理情绪,展现健康自我;计划先行,始终掌握先机;感恩惜福,体会拥有之乐。

 

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