你的ERP该升级了么?

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访客:22019  发表于:2012-04-10 13:51:13

如今,大部分公司的生存、成长都离不开ERP系统的支持。如同其它企业战略一样,ERP系统的升级也不能掉以轻心。事实上,从企业管理层的角度看,ERP升级早已不再是一件可有可无的事,ERP升级的权力也不是独自掌握在IT部门的手中,它已经成为一种关键的战略活动。因此,企业应该要了解ERP升级的必要性,掌握升级的时机以及升级前后需要部署的工作。

前一段时间,公司委派我负责研究和判断公司的老ERP系统升级的必要性和可行性。准备工作我虽然做了很多很多,但结果还是差点儿出了问题。这里与大家分享我的一些经验总结,以作为前事不忘,后事之师。

一.为什么要进行ERP版本升级?

(1)什么是ERP系统版本升级?

这里需要说明的是本文说的升级不同于ERP版本更新或打补丁,而是指大的版本升级。一般来说,ERP厂商会随着产品的不断稳定和功能的逐步完善而推出的小范围的更新版本或者大的版本升级。例如,Oracle ERP产品R10有10.0至10.7八个版本,R11有R11.0.0至R11.0.3四个版本。一般来说,ERP大规模的版本升级主要取决于技术上的变化和业务功能上的完善;而小范围的更新多数情况下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。

ERP系统大版本升级主要有两种原因:一是策略性的功能改进与提升,二是技术升级。具体来说,第一种是由于业务的变化引起对系统新功能的需求,即老系统不能满足新业务的变化,需要对原有系统进行升级。第二种主要是技术上的变化,比如以前受网络限制和技术限制,ERP系统选择的技术方式多是基于C/S架构,现在则多采用B/S架构。因此,随着功能模块的增加、设计思想的改变和技术架构的提升,正常的版本更新和升级是很自然的事情。

(2)企业内部原因:老系统难以适应企业管理模式的变化

据圣经记载,耶稣罹难之时背上的十字架承载了过去一切的罪孽与苦难。同样,老ERP系统也是企业身上不得不背负的沉重十字架。随着时间的推移,老系统会越来越老化,效率也会越来越低。例如,十年前ERP系统用的是当时最新的技术,但从现在的眼光来看,旧的技术在解决同一个问题时表现实在很糟糕。虽然依赖老系统的熟悉情绪总是存在的,但其实我们更要接受老技术已经过时,不能再适应新的经营环境挑战的现实。事实上,不断升级ERP系统使其更好的运行,不断提升运行效率,确保在变化的经营环境中的保持优势才是重中之重。因此,当老系统难以适应企业管理模式的变化时,该升级的还是要主动升级,这是技术始终要为满足业务需求服务的核心原则。

(3)厂商外部原因:厂商停止旧版本的支持,客户被迫版本升级

厂商支持因素也是客户被迫版本升级的原因之一,因为有些ERP厂商会对多年前的旧版本ERP产品停止技术支持。厂商的解释是老ERP系统使用的技术已经落后,旧版本将不再适应新的业务需求并将逐渐退出市场,在这些旧版本上再投资(包括客户和厂商)将是一种浪费,而且维护的代价会很高。这时,企业用户从厂商方面将无法获得老ERP系统的维护和服务支持,更严重的是老ERP系统所使用的旧技术的技术人员也大幅减少。如果不进行技术升级,老系统一旦崩溃,恢复时间将得不到保证,受到的影响不仅仅是使用的业务部门,而且可能是影响整个公司的运营。例如,当技术经历从DOS时代到WINDOS时代、从C/S架构到B/S架构、从局域网时代到互联网时代等变化时,企业客户也需要对ERP产品进行适时升级,否则就会处于竞争劣势。

二.判断ERP是否需要升级的几个要点

近年来,许多企业由于发展迅速以及管理水平的提升,吐故纳新进行ERP升级的需求纷纷浮出水面。但是,对于企业来说不可能像升级WINDOWS系统一样简单的对待ERP升级,企业需要考虑ERP升级的业务必要性、资金投入、升级繁简程度、工作量、人员安排和升级风险等各方面问题。ERP升级牵扯着企业每一个人的神经,同时也连着企业的每一根血脉,必须要慎重考虑以下几个问题:

(1)系统升级的业务需求是否有必要?

一般来说,ERP经过版本的升级后,会出现很多新的功能。但是这些新的功能企业是否用得着,或者说这些新功能所能够带来的价值,跟企业ERP升级过程中所面临的风险是否对称,这些都需要细心评估。其实ERP升级跟操作系统升级非常的类似,很多看起来非常花哨的功能,在实际工作中却很少用到。因此,如果升级后能够在很大程度上改善企业现有的管理,或者说某项新功能刚好可以弥补当前的不足,那么就可以考虑升级。相反,如果新版本的新增功能对于企业来说可用可不用的话,那么就没有必要进行升级。也就是说,判断是否需要升级,要看中其实际可能带来的价值,而不是为了追求技术上的先进性而升级。

(2)数据迁移和二次开发是否能妥善处理?

有句话形容数据在ERP的地位,就是"三分技术、七分管理、十二分数据"。升级系统意味着现有ERP系统中的有效数据要导入新系统。能否有效的导入数据,这对ERP系统切换以及新系统是否正常运行有着重要影响。尤其是在现有ERP系统运行数年,积累了上百GB数据的情形下,更需要仔细衡量历史数据的迁移方式和方法。因为ERP升级由于涉及到某些功能的变更,决不仅仅是数据库在不同存储设备之间的迁移那么简单,它更像是对以前ERP数据以及ERP业务流程的重新审视和考核。数据迁移稍有不慎,便会造成新系统不能正常工作,这与简单的数据库迁移有着本质区别。

另外,许多企业的老ERP系统大多会有许多客制化的二次开发应用,而这些量身打造的功能,往往也会成为ERP升级最大的痛苦。因此,每一次的ERP系统版本升级,都必须要先评估是否有能力处理好老系统的二次开发的功能,否则就会造成业务运作的中断。

 

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