OA厂商:OA系统应用的主角是工作流

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访客:22989  发表于:2012-02-21 09:22:07

现在业内普遍认为OA系统的两大焦点应用是流程管理和扩展性。那么OA主流厂商在这两方面做的怎样呢?

华天动力马长骥为我们介绍了华天动力OA软件实现了哪些工作流,通过实现这些工作流能为企业带来哪些效益,以及在与其他应用系统集成时,华天动力是怎样克服困难,帮助用户系统更好的集成,避免在各个系统之间来回切换。

工作流助OA系统发挥最大价值

对于OA系统来讲实现流程管理也就是实现工作流的畅通。工作流就像纵横交错的管道,构成一张严密的办公网络,连接起企业内每个人、岗位、部门、事务,这张网络的顺畅与否,决定了企业办公效率和执行力的高低。

马长骥对工作流的理解是:“工作流包括三个要素:人、事、法,也就是什么人、什么事、怎么做。这里面的“法”也就是做事的方法、流程和规则,是工作流的精髓。”

因为中国企业管理特点的不同,工作流程往往比较复杂。如果不借助一个有效的管理工具,在执行的过程中经常出现各种问题,如越级、越岗、错位、推诿、拖延、有始无终、无从追溯、难以考核等。

为了实现企业更好的流程管理,华天动力设计了七大流程管理类型,包括:自由流程、自由顺序流程、固定流程、分支流程、并发流程、半自由流程、无流程。除了“无流程”是一种比较特殊的流程外,其他几种流程都是非常常用的。马长骥表示,这七大流程既可以独立使用,也可以组合使用,既有规范性,又有灵活性,可以完全满足企业各种复杂的流程管理需求。

“工作流是OA系统应用最重要的核心,做好工作流管理功能,可以帮助企业将OA系统的价值最大限度的发挥出来,所以工作流技术一直是华天动力OA系统研发的重中之重。”马长骥如是说。

工作流应能实现OA系统内外部数据整合

工作流是OA系统应用最重要的核心,做好工作流管理功能,可以帮助企业将OA系统的价值最大限度的发挥出来,那么怎样才能最大限度发挥OA系统价值呢?答案就是工作流应能实现OA系统内外部数据整合。

马长骥表示,华天动力最大的优势在于可以便捷的实现与OA系统内部数据,以及OA系统外部数据的关联和整合。

在内部数据关联上,比如“报销单”和“借款单”之间的数据关联:在填写“报销单”的时候,系统自动调出之前的“借款单”,提取借款金额,直接计算出报销的结余,无需出纳手工计算。另外如“费用单”和“预算单”之间的数据关联,“请假单”和“休假单”之间的数据关联等。

在外部数据整合上,包括OA系统和HRERP、财务软件的数据整合等。比如在OA系统中审批“出货单”,单据上出货商品的名称和规格直接来自于ERP系统,比如在OA系统中审批完毕的“报销单”,可以直接将数据传输到财务软件中生成凭证,而无需再手工操作。

轻松适应企业组织架构的变化

既然工作流如此重要,那么它是不是就会很繁琐呢?用户无法很好的了解它的精髓以及驾驭它呢?比如说当企业组织架构发生变化时,企业是否就无能为力,只能等着OA厂商来帮助企业梳理流程呢?答案是否定的,对于好的OA厂商来讲,它们可以提供图形化流程设计,企业可以自己修改和设计流程。

但是,对于华天动力来说,它们把复杂留给了自己,简单留给了客户。马长骥表示,华天动力OA的工作流可以动态的适应企业组织架构的变化,在大部分情况下企业是无需修改流程的。

如果流程中的审批人经常变动,而岗位不变,那么可以使用基于岗位的流程设置方式,包括绝对岗位和相对岗位,这样不管在该岗位上的人员是谁,流程都会自动通过该岗位对应的审批人进行审批。

如果流程中的岗位经常变动,而审批人不变,那么可以使用基于人的流程设置方式,这样不管该审批人处于什么岗位,流程也都会准确的找到他进行审批。

“只有当企业流程的岗位和审批人都经常变动时,才需要调整流程。”华天动力OA的流程设计是完全图形化的,可以方便的调整,另外它还提供了复制流程和模拟流程等工具,以帮助企业快速新建流程、测试流程,建立合适的流程。

决定OA系统扩展性三要素

对于一个OA系统来讲,工作流再畅通,如果它不能与其他应用系统很好的集成,需要用户在各个系统之间来回切换的话,那么它必如无源之水,最终会枯竭。对于OA厂商来讲,它的OA系统能与多少应用系统集成也成了它具有多大竞争力标志之一。

笔者认为,决定OA系统的扩展性因素有:OA厂商知名度、体系架构和技术设计。OA厂商知名度很容易理解,厂商知名度越高,使用它的用户比然就越多,与它进行集成是在所难免的。

至于体系架构和技术设计,那么它就必须是开放的,开放接口标准以及部分源码。马长骥表示,目前华天动力已经实现了与金蝶财务软件、用友财务软件、以及主流HR软件的集成,并可以实现与主流ERP管理软件的集成。

OA系统与其他应用系统集成的难点在于跟第三方业务系统开发商之间的配合问题。它需要双方能够提供开放接口和数据表结构等信息,以便于对接。在这项工作上,往往需要用户协助进行沟通与协调。

马长骥为我们举了一个实例,他说:“利众集团使用了华天动力OA系统,并希望和现有的HR系统共用一套部门和人员信息。这就意味着,在华天动力OA系统中打开一个审批单,里面的部门、人员等信息直接调用自HR系统。”

“经过利众集团的协调,华天动力了解了该HR系统的数据表结构,并在需要调用的数据上建立了关联。”

马长骥表示,现在利众集团如“员工请假申请单”的审批流程,“申请人信息”和“详细信息”中的工号、姓名、部门、职务等信息都是华天动力OAHR系统中自动调用过来的。更重要的是,表单中的已请事假、已请病假、已请年假等数据也都直接调取自HR系统,记录了该员工自入职以来的请假天数,让申请人和审批人都可以直接看到,大大方便了工作管理。

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